Nebenkostenabrechnung per Mail erhalten und was rechtlich gilt
Die Abrechnung kommt nicht mehr im Briefkasten an, sondern als Anhang in der Post. Viele Mieter fragen sich, ob eine Nebenkostenabrechnung per Mail überhaupt gültig ist oder ob der Vermieter sie auf Papier schicken muss. Die Rechtslage ist weniger eindeutig, als man denken würde, und sie hat sich zum Jahr 2025 verändert. Entscheidend sind die Fristen, und die laufen unabhängig davon, auf welchem Weg die Abrechnung kommt.
Was das Gesetz seit 2025 für Belege regelt
Zum Jahresbeginn 2025 hat sich die Rechtslage geändert: Der Vermieter darf die Belege zur Abrechnung elektronisch bereitstellen. Das ergibt sich aus dem neuen § 556 Abs. 4 BGB, den das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt hat. Eine gesonderte Vereinbarung mit dem Mieter ist dafür nicht nötig. Das Recht des Mieters, Originale einzusehen, bleibt grundsätzlich erhalten, wird durch die elektronische Bereitstellung aber eingeschränkt. In Ausnahmefällen schuldet der Vermieter nach den Gesetzesmaterialien weiterhin Kopien oder Scans, begründet wird das mit § 242 BGB.
Als Beispiel für ein Format, das beide Welten verbindet, nennt die Fachliteratur ZUGFeRD: Maschinen lesen die Daten, Menschen sehen eine normale Rechnung. Der Datenschutz wird in der Vorschrift nicht geregelt, hier gelten die bekannten Regeln weiter. Eine Aussage zur Abrechnung selbst, also zum Schreiben mit der Berechnung, trifft die Neuregelung nicht.
Was für die Abrechnung per Mail gilt
Das Gesetz verlangt für die Abrechnung eine Mitteilung an den Mieter, eine eigenhändige Unterschrift schreibt § 556 BGB nicht vor. Eine Mail mit lesbar beigefügter Abrechnung wird daher in der Praxis meist als ausreichend angesehen, solange sie die Pflichtinhalte enthält, also Zeitraum, Verteilerschlüssel, Gesamtkosten, Vorauszahlungen und Ergebnis. Streit entsteht eher beim Zugang. Beruft sich der Vermieter auf die Mail, muss er im Zweifel belegen, dass sie angekommen ist, und Zugangsprobleme gehen häufig zulasten des Absenders.
Für Gewissheit sorgt die Bitte an den Vermieter, die Abrechnung zusätzlich auf Papier zu schicken. Bewahren Sie die Mail samt Anhang auf, auch als Ausdruck, denn von diesem Datum aus laufen Ihre Fristen. Im Zweifel helfen ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht, die den Einzelfall beurteilen können.
Welche Fristen laufen
Die Unterscheidung nach Übermittlungsweg spielt für die Fristen keine Rolle. Ob Brief, Mail oder Portal: Maßgeblich ist, wann die Abrechnung in Ihren Machtbereich gelangt ist, bei einer Mail also grundsätzlich, wenn sie im Postfach abrufbar ist.
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, ist der 31. Dezember 2026 die Grenze. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen. Dass der Vermieter beweisen muss, dass sie rechtzeitig zugegangen ist, wird in Ratgebern häufig so beschrieben.
| Frist | Dauer | Beginn | Folge bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| Abrechnung des Vermieters | 12 Monate | Ende des Abrechnungszeitraums | Nachzahlung ausgeschlossen, Guthaben bleibt |
| Einwendungen des Mieters | 12 Monate | Zugang der Abrechnung | spätere Einwände nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nicht mehr möglich |
| Zahlung einer Nachforderung | meist 30 Tage | Zugang der Abrechnung | Verzug, auch bei laufendem Widerspruch |
Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung, die Nachzahlung bleibt meist innerhalb von 30 Tagen fällig. Zahlen Sie unter Vorbehalt, teilen Sie das schriftlich mit und nennen den Grund. Für den Beginn Ihrer Frist ist der Zugang entscheidend, und genau deshalb gehört das Datum der Mail zu Ihren wichtigsten Unterlagen.
Was Mieter jetzt prüfen sollten
Bei Wohnraum gilt die Ausschlussfrist strikt, und genau daran scheitern Vermieter am häufigsten. Eine Mail, die am 2. Januar des Folgejahres nach dem Fristende eintrifft, kommt einen Tag zu spät, auch wenn sie am Vortag abgeschickt wurde. Zählen Sie daher nicht das Absendedatum, sondern den Eingang.
Eine Mail mit Anhang kann im Spamordner landen oder an eine alte Adresse gehen. Teilen Sie dem Vermieter deshalb schriftlich mit, an welche Adresse Post gehen soll, und prüfen Sie den Ordner für Werbung regelmäßig, sobald das Ende des Abrechnungsjahres naht. Geht die Abrechnung erst nach der Jahresfrist ein, halten Sie das Eingangsdatum fest, etwa mit dem Header der Mail.
Schauen Sie zuerst auf das Datum des Zeitraums und das der Mail. Liegt dazwischen mehr als ein Jahr, ist die Nachforderung angreifbar. Danach klären Sie, ob Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen und Ergebnis erkennbar sind, und fordern Sie fehlende Angaben an. Ob die Belege schlüssig sind, sehen Sie nur mit ihnen, und seit 2025 genügt dem Vermieter die elektronische Bereitstellung, etwa über ein Portal oder per Download.
Gehen die Kosten über die Vorauszahlungen hinaus, verlangen Sie die Einsicht in die Belege und prüfen Sie auffällige Posten wie Hausmeister, Versicherung oder Heizkosten. Mieter haben dafür Zeit bis zum Ablauf ihrer Einwendungsfrist, danach ist ein Einspruch gegen die Höhe der Kosten in der Regel ausgeschlossen.
